在中小企业自建和免费邮箱系统的使用中,成本、人力以及安全性等三大因素的影响则更为突出。根据iResearch相关研究估算,500人左右的中小企业自建邮件系统,硬件设备、软件购买、网络租用等,需要一次性投入近十万元,进入运营维护阶段之后各种人力和杂项支出则需要达到每年8-9万元左右,对于中小企业而言,这是一笔不小的成本支出;而使用免费邮箱的企业也并不保险,由于免费邮箱更着眼于个人用户,免费企业邮箱产品功能单一,同样不能满足中小企业对于邮件信息管理与安全方面的要求。

事实上,这些自建邮箱、免费邮箱的顽症,对于专业级的外包模式企业邮箱来说却可以轻松破解。以目前国内最大的企业邮箱品牌263企业邮箱产品为例。直接使用263企业邮箱产品来代替自建企业邮箱系统,首先使得邮箱成本得到了分摊。以外贸型中小企业为例,海外邮件往来是外贸型中小企业必不可少的业务交流过程。由于国内外网络环境的差异,对于普通免费邮箱和自建邮件系统而言,拒信和延迟是难以避免的问题,只有通过租借海外邮件服务器进行中转,才能实现邮件的顺利收发。这对于自建邮箱的中小企业而言,是个难以承受的成本负担。但使用263企业邮箱,可以同时享受其部署在海外的多组服务器全面畅通的海外邮件保障,将成本分解于无形之中。

而在安全领域,专业外包式企业邮箱也体现了与自建邮件系统的巨大差别。相比中小企业自组的IT部门,263企业邮箱的技术实力更为强大。263企业邮箱的信息安全专家是国家863反垃圾邮件项目组成员,他们不仅参与制定国家级反垃圾邮件措施和标准,同时也帮助263建立起全面的反垃圾邮件反病毒邮件体系。与国际邮件组织的合作,更让263企业邮箱通过全球实时黑名单共享,对爆发式垃圾邮件、病毒邮件能做出比自建系统更迅速有效的反应;263这样的专业外包企业邮箱,还能将中小企业的企业邮箱管理员从技术琐事中解脱出来,通过263企业邮箱的各种邮件信息管理功能,中小企业能够真正的实现对于邮件信息的全面管控。企业邮箱管理员也能通过这些丰富的管理应用,按照现实企业组织架构,来设计邮箱架构,明晰企业办公流程,提高决策效率。